Qu’est-ce qu’une agence de communication événementielle ?


Qu’est-ce qu’une agence de communication événementielle ?

L’organisation de tout évènement nécessite une stratégie de communication efficace. Dans le but de parfaire cette communication, de plus en plus d’entreprises et parfois des particuliers, optent pour les services des agences de communication évènementielle. Ces agences mettent en place des techniques de communication permettant d’aboutir à des manifestations dynamiques et marquantes. Voici ce qu’il faut savoir sur les agences de communication évènementielle.

Agence de communication évènementielle, de quoi s’agit-il ?

La plupart des entreprises sont aujourd’hui capables d’organiser directement leurs propres évènements par l’intermédiaire de leur service de communication interne. De même, certains particuliers préfèrent s’occuper eux-mêmes de la conception et de l’organisation de leurs évènements. Cependant, la conception d’un évènement, aussi simple semble-t-elle, n’est pas donnée à tout le monde. En dehors de son organisation qui exige d’énormes contraintes techniques, il faut savoir qu’une mauvaise stratégie de communication peut ruiner tous vos efforts.

De ce fait, pour éviter d’éventuelles déconvenues et être assuré d’une communication réussie, faire appel à une agence de communication évènementielle est souvent la solution idéale. En effet, il s’agit d’une agence qui propose des prestations et des services spécialisés dans la conception, la gestion, la promotion et l’organisation de différents évènements. L’objectif d’une agence de communication évènementielle ne s’arrête pas seulement à l’organisation et à la promotion d’évènements et produits. Si le cas de figure l’exige, elle s’occupe également de la création d’évènement correspondant aux besoins spécifiques et aux désirs des clients.

Les différents types de prestations gérées par les agences de communication évènementielles

Les prestations assurées par les agences de communication évènementielles sont généralement destinées aux professionnels comme les entreprises, les associations et collectivités, établissements scolaires, etc. Toutefois, soulignons qu’elles peuvent aussi s’adresser aux particuliers.

Les prestations et services réservés aux professionnels

Les agences de communication évènementielle sont souvent utilisées par les professionnels pour informer, fidéliser et motiver leur personnel. Leur objectif est également de séduire et de convaincre une clientèle potentielle ou déjà acquise. Parmi les différentes sortes d’évènements professionnels, on peut citer les évènements internes tels que :

  • Les ateliers professionnels
  • Les conférences
  • Les lancements de produits
  • Les séminaires de formations
  • Les conventions d’entreprise.

On peut aussi ajouter les congrès, le team-building ou encore les voyages d’affaires, par exemple. Une agence de communication évènementielle peut également prendre en charge des évènements professionnels externes. Ils sont souvent organisés dans le cadre des promotions ou des opérations de communication. On peut notamment citer les soirées d’entreprise, le marketing digital, le roadshow ou encore, les relations publiques, le sponsoring, le mécénat et les collectes de fonds.

Les prestations et services réservés aux particuliers

Pour les particuliers, une agence de communication évènementielle peut prendre en charge des évènements marquant de leur vie. Il peut s’agir entre autres, des mariages, des baptêmes, des fiançailles, etc. Parmi les évènements adressés aux particuliers, on peut aussi ajouter le bar mitzvah, les remises de diplômes ou encore les enterrements de vie garçon et les naissances de bébé.

Par ailleurs, une agence de communication évènementielle peut également s’occuper des évènements digitaux tels que les webinar, le live streaming, entre autres. Soulignons aussi que certains de ces types d’agence ont parfois plusieurs cordes à son arc. En effet, certaines peuvent se spécialiser dans tous les domaines tandis que d’autres choisissent uniquement des prestations spécifiques. De même, les prestations d’une agence de communication évènementielle peuvent parfois être partielles, et dans d’autres cas, beaucoup plus complètes.

Les acteurs du fonctionnement d’une agence de communication évènementielle

On retrouve au sein des agences de communication évènementielles, plusieurs professionnels occupant des fonctions et des postes différents. On peut ainsi y trouver :

Le chef projet

Il est chargé de la conception de l’évènement. Le chef projet est le véritable chef d’orchestre de la communication de l’évènement. Il s’agit de l’un des plus grands postes de responsabilité au sein de l’organigramme de la structure. Le chef projet est celui qui pilote l’évènement du début jusqu’à la fin.

Le directeur de production évènementielle

Son rôle est d’assurer le déploiement des moyens matériels, logistiques et humains sur le terrain. Il est chargé de la tenue du cahier des charges, c’est-à-dire tout ce qui regroupe le planning, le budget et la conformité du projet. Autrement dit, il s’occupe du respect des normes de sécurité, de l’assurance, du droit à l’image, etc.

Le chargé de communication évènementielle

Comme son nom l’indique, il est chargé de la mise en place de la stratégie (interne et externe) de communication de l’évènement. Cette stratégie est souvent définie en fonction des besoins de chaque client. Dans certaines agences, l’organisation d’évènements fait également partie des attributions du chargé de communication.

Le chargé des relations presse

Il s’occupe du relais des évènements organisés par l’agence, avec les différents médias. La mission principale du chargé des relations presse est d’assurer la promotion des évènements. Il doit également servir d’intermédiaire entre les journalistes et l’agence, d’où l’importance de trouver des médias capables d’être de véritables partenaires.

Le chargé de la logistique

Le chargé de la logistique travaille en étroite collaboration avec le chef de projet. Son rôle se limite à la mise en place et au bon fonctionnement de tout le matériel nécessaire à l’organisation de l’évènement.

Le directeur de clientèle

Le directeur de la clientèle s’occupe de la gestion des relations commerciales avec le client. Il doit donc veiller à ce que les demandes du client soient satisfaites au maximum.


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